Wprowadzenie
Ochrona danych osobowych zawsze była traktowana jako jeden z najważniejszych aspektów w działalności SYSTEM-TECH CZWAJDA Sp. k., z siedzibą ul. Głuszyna 58/4, 61-329 Poznań (dalej: „SYSTEM-TECH”). Naszym celem jest również należyte informowanie Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu, w niniejszym dokumencie informujemy o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.
Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?
Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. SYSTEM-TECH przetwarza dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania.
Kiedy niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie?
Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których SYSTEM-TECH jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których SYSTEM-TECH przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. SYSTEM-TECH realizuje swoje obowiązki informacyjne w obu powyższych przypadkach, określone odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO zgodnie z tymi przepisami. Poniżej wskazujemy pełne dane SYSTEM-TECH jako administratora danych osobowych:
SYSTEM-TECH CZWAJDA Sp. k., z siedzibą ul. Głuszyna 58/4, 61-329 Poznań
W jaki sposób, w oparciu o jakie podstawy prawne i jakiego typu dane osobowe przetwarza SYSTEM-TECH?
Pragniemy zachować przejrzystość w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów dla których SYSTEM-TECH przetwarza dane osobowe. Dbamy o to, by każdorazowo wskazać niezbędne informacje w tym zakresie każdej osobie, której dane osobowe przetwarzamy jako administrator danych. Kierując się tym, by nasze wyjaśnienie tych kwestii było jak najbardziej czytelne, przedstawiamy poniższe zestawienie operacji przetwarzania danych osobowych.
Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających strony internetowe prowadzone przez SYSTEM-TECH
Informacje ogólne
Osoby fizyczne odwiedzające strony internetowe SYSTEM-TECH, które nazywamy dalej łącznie „Serwisami”, mają kontrolę nad danymi osobowymi, które nam podają. Serwisy ograniczają zbieranie i wykorzystywanie informacji o ich użytkownikach do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług na pożądanym poziomie, stosownie do art. 18 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Cookies
W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania przez niego z serwisów internetowych. Pliki te służą m.in. korzystaniu z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że dany użytkownik widział określone treści z danej witryny internetowej. Wśród plików cookies wyróżnić możne te, które są niezbędne do działania serwisów SYSTEM-TECH. Należące do tej kategorii pliki cookies wykorzystywane są, aby zapewnić:
Kolejna kategoria plików cookies, to pliki, które wprawdzie nie są niezbędne do korzystania z Serwisów, ale ułatwiają korzystanie z nich. Wykorzystuje się je, aby umożliwić:
SYSTEM-TECH korzysta z możliwości, jakie daje Google Analytics, tj. zbiera informacje m.in. o odwiedzonych podstronach www.system-tech.com.pl i czasie trwania sesji. Więcej informacji oraz dodatek do przeglądarki blokujący Google Analytics: google.com.
Użytkownik może zarządzać plikami cookies wykorzystywanymi przez SYSTEM-TECH lub przez jakichkolwiek innych zewnętrznych dostawców, zmieniając ustawienia swojej przeglądarki internetowej. SYSTEM-TECH zastrzega jednocześnie, że po odrzuceniu plików cookies niektóre funkcje oferowane przez nasze Serwisy mogą nie działać prawidłowo, a nawet w niektórych przypadkach wiąże się to z całkowitym uniemożliwieniem korzystania z wybranego produktu.
Logi dostępowe
Zbieramy informacje dotyczące korzystania z Serwisów przez jego użytkowników oraz ich adresy IP w oparciu o analizę logów dostępowych. Informacje te wykorzystujemy w diagnozowaniu problemów związanych z pracą serwera, analizą ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa oraz w zarządzaniu stroną WWW. Adres IP jest wykorzystywany przez nas w celach statystycznych, tj. do gromadzenia i analizy danych demograficznych osób odwiedzających witrynę (np. informacji o regionie, z którego nastąpiło połączenie). Zestawienia te nie zawierają jednak, co podkreślamy, żadnych danych pozwalających na identyfikację (określenie tożsamości) danego użytkownika Serwisu.
Informujemy jednocześnie, że możemy zostać zobowiązani do ujawnienia informacji dotyczących numeru IP danego użytkownika Serwisu na żądanie uprawnionych do tego – w oparciu obowiązujące przepisy prawne – organów państwa w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.
Pozostałe dane
Co do zasady tylko, gdy jest to rzeczywiście niezbędne do świadczenia danej usługi w niektórych przypadkach, np. przy subskrybowaniu bezpłatnych newsletterów, czy w formularzach zbieramy bardziej szczegółowe informacje o użytkownikach, takie jak adresy poczty elektronicznej lub inne dane osobowe (patrz również kolejne sekcje):
Przetwarzanie danych osobowych osób kontaktujących się z SYSTEM-TECH w celu uzyskania informacji o ofercie lub podzielenia się uwagami dotyczącymi usług lub produktów SYSTEM-TECH, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy z SYSTEM-TECH
Poza danymi, o których była mowa w poprzedniej sekcji (Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających strony internetowe prowadzone przez SYSTEM-TECH), od osób fizycznych, które kontaktują się z SYSTEM-TECH w celu uzyskania informacji o ofercie lub podzielenia się uwagami dotyczącymi usług lub produktów SYSTEM-TECH, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy z SYSTEM-TECH, zbieramy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres firmy, adres e-mail oraz numer telefonu. W szczególności, osoby te mogą wysłać nam e-maila za pośrednictwem strony internetowej. Wiadomości takie zawierają adres e-mail, oraz dodatkowe informacje, jakie użytkownik chce zawrzeć w wiadomości.
Podstawy prawne przetwarzania
Powyższe dane zbieramy w oparciu o zgodę wyrażoną przez użytkownika kierującego powyższą prośbę do SYSTEM-TECH lub w celu wykonania umowy (realizacji żądania) zgłoszonego przez daną osobę. Dostarczone dane możemy przetwarzać również na podstawie usprawiedliwionego celu administratora danych.
Przetwarzanie danych osobowych klientów SYSTEM-TECH i potencjalnych klientów
SYSTEM-TECH przetwarza dane osobowe swoich klientów i potencjalnych klientów.
Jak długo przetwarzamy dane osobowe?
Czas, przez jaki możemy przetwarzać dane osobowe, jest uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych przez SYSTEM-TECH. Stosownie do tego informujemy, że:
1) w przypadku, gdy SYSTEM-TECH przetwarza dane osobowe na podstawie zgody, okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez użytkownika;
2) w przypadku, gdy SYSTEM-TECH przetwarza dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje;
3) przypadku, gdy SYSTEM-TECH przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy;
4) w przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy maksymalnie 10 lat.
Kiedy i w jaki sposób udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim?
Przekazujemy dane osobowe innym wyłącznie gdy zezwalają nam na to przepisy prawa. W takim przypadku, w stosownej umowie zawieranej z podmiotem trzecim przewidujemy postanowienia i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony danych oraz zachowania naszych standardów w zakresie ochrony danych, ich poufności i bezpieczeństwa. Umowy tego rodzaju zwane są umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, a SYSTEM-TECH ma kontrolę nad tym, w jaki sposób i w jakim zakresie podmiot, któremu SYSTEM-TECH powierzyła przetwarzanie określonych kategorii danych osobowych dane te przetwarza. W związku z powyższym wskazujemy, że odbiorcami danych osobowych, które SYSTEM-TECH przetwarza jako administrator danych osobowych mogą być:
Jakie prawa przysługują podmiotom, których dane dotyczą i jaki jest sposób ich realizacji?
Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a SYSTEM-TECH jako administrator danych odpowiada za realizację tych praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku wszelkich pytań i próśb dotyczących zakresu i realizacji praw, a także w celu skontaktowania się z nami właśnie w celu skorzystania z określonego uprawnienia w zakresie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: biuro@system-tech.pl. Zastrzegamy sobie prawo realizacji poniższych uprawnień po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości osoby ubiegającej się o dokonanie danej czynności.
Dostęp do danych osobowych
Osoby fizyczne mają prawo dostępu do danych, które przechowujemy jako administrator danych. Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: biuro@system-tech.pl.
Zmiana danych osobowych
Zmiany, w tym zaktualizowana swoich danych osobowych, które przetwarza SYSTEM-TECH można dokonać poprzez wysłanie maila na adres e-mail: biuro@system-tech.pl lub – w odpowiednich przypadkach – skontaktowanie się z nami za pośrednictwem odpowiedniej strony rejestracji.
Wycofanie zgody
W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, osoby fizyczne mają prawo w dowolnej chwili wycofać tę zgodę. Informujemy o tym prawie w każdym momencie zbierania zgód i umożliwiamy wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono. W braku odmiennej informacji, to znaczy jeśli nie podaliśmy innego adresu czy numeru kontaktowego celem wycofania zgody, prosimy o przesłanie do nas maila na adres biuro@system-tech.pl.
Prawo do ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Osoby fizyczne mają prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na ich szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa.
Osoba fizyczna może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, gdy:
Z kolei w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych podpowiadamy, że przysługuje ono np. gdy dana osoba zauważy, że jej dane są nieprawidłowe. Wówczas może żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych.
Pozostałe prawa: prawo żądania usunięcia danych i prawo do przenoszenia danych
W przypadku chęci realizacji tych praw, należy wysłać maila na adres biuro@system-tech.pl.
Z prawa do usunięcia danych można skorzystać np. gdy dane osoby fizycznej nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez SYSTEM-TECH albo gdy osoba fizyczna wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych przez SYSTEM-TECH. Nadto, w przypadku, gdy osoba fizyczna zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania jej danych lub gdy jej dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem. Dane powinny być również usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Z kolei prawo do przenoszenia danych przysługuje wówczas, gdy przetwarzanie danych osoby odbywa się na podstawie zgody osoby fizycznej lub umowy zawartej z nią oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.
Wszelkie pozostałe pytania, wątpliwości i skargi
W razie, gdybyście mieli Państwo jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące treści niniejszej Polityki prywatności lub sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tych kwestii (choć mamy nadzieję, że nie będzie konieczności wniesienia tego rodzaju skarg), prosimy o przesłanie maila wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres biuro@system-tech.pl. Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi.
Osoby, których dane osobowe przetwarza SYSTEM-TECH, mają również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
Kontakt bezpośredni w siedzibie SYSTEM-TECH, a także kontakt listowy (pocztą) lub kontakt telefoniczny i w tym celu podajemy poniższe dane kontaktowe:
SYSTEM-TECH CZWAJDA Sp. k., z siedzibą ul. Głuszyna 58/4, 61-329 Poznań